Cómo Escribir una Carta de Agradecimiento por los Comentarios de los Clientes [Plantillas]

No es su cliente del trabajo para darle la retroalimentación después de cada interacción con tu marca. Su papel es simplemente hacer una compra con ustedes y espero recibir el valor deseado. Así, cuando un cliente le dará una retroalimentación, es un gesto de amabilidad.

Si la retroalimentación es positiva o negativa, fue probablemente escrito con la intención de mejorar la experiencia del cliente en el futuro. No importa qué, retroalimentación es muy valiosa y puede proveer información importante para usted a considerar para adaptar su estrategia de marketing.

Debido a que la respuesta es algo que los clientes eligen desinteresadamente escribir y presentar en su tiempo libre, lo menos que puede hacer es escribir una verdadera carta de agradecimiento a cambio. Después de todo, es importante para enviar a sus clientes cartas de agradecimiento, simplemente para mostrar que te apreciamos su tiempo y confianza. Así, a continuación, hemos incluido algunos consejos sobre cómo escribir una carta de agradecimiento específicamente en respuesta a la retroalimentación de los clientes.

12 Consejos para Escribir una Carta de Agradecimiento por los Comentarios de los Clientes

1. Revisión de la retroalimentación cuidadosamente antes de escribir una respuesta.

La cosa peor que usted puede hacer de inmediato es elaborar una carta de agradecimiento al recibir la retroalimentación de los clientes. Para la retroalimentación positiva, esto puede resultar en una carta que el exceso de celo. Para la retroalimentación negativa, esto podría causar que usted sea irreflexiva y poco profesional.

Tomar algún tiempo para leer y re-leer los comentarios, y considerar la posibilidad de pasarla a los demás para su revisión. Después de que te has convertido tranquilo y recogido, puede iniciar la redacción de una carta. Usted desea permanecer cálido y agradecido, pero profesional, a la hora de responder a la retroalimentación positiva. Usted nunca debe tomar la oportunidad de pedir nada más.

Puede ser difícil saber cómo responder a los comentarios negativos de los clientes. Sólo recuerde que combatir el fuego con fuego, sólo empeorará las cosas. Viendo las cosas desde su perspectiva, usted puede permanecer en la empatía.

2. Atender a clientes por su primer nombre.

Nunca se quieren tirar el terrible error que accidentalmente dejando un “Estimado / a [CLIENTE]” campo como tal. Asegúrese de que su personalización tokens son en realidad en el relleno con los nombres adecuados.

El uso de un cliente primer nombre — en comparación con su primer nombre y apellido o apellido con un título — es más personal. Esto demuestra que usted ha desarrollado una sólida relación con ese cliente y que se sienta cómodo resolver un nombre. Así que, evidentemente, debe cerrar el email con tu nombre, también.

3. Gracias a los clientes dos veces.

Siempre es bueno comenzar la carta agradeciendo el cliente para ofrecer retroalimentación. Esto demuestra que, de inmediato, que agradeció el esfuerzo que realizaron para elaborar una revisión. No importa si la respuesta fue positiva o negativa, todavía merece reconocimiento.

Usted también debe cerrar la carta con un segundo gracias. Esto es especialmente importante si la realimentación es negativa. Podría haber utilizado el cuerpo del correo electrónico para expresar la preocupación por el feedback, dar explicaciones, o discutir maneras en que usted puede mejorar en el futuro. Pero, para resumirlo todo, estamos agradecidos de que el cliente permite saber acerca de una experiencia negativa por lo que podría llegar a estas conclusiones.

4. Disculpas por las molestias, si es necesario.

Específicamente para la retroalimentación negativa, es importante pedir disculpas independientemente de si usted cree que es correcto o no. Incluso si usted piensa que su ira o frustraciones están fuera de lugar, recuerda que probablemente están muy disgustado y decepcionado si se tomaron el tiempo para formular comentarios.

Así, decir que lo siento y significa — o al menos fingir. Si se puede, les prometen que su equipo trabajará duro para asegurarse de que el incidente nunca va a suceder de nuevo. Si algo salió terriblemente mal, como un representante de soporte accidentalmente borrar todos sus contactos de correo electrónico, usted puede considerar la posibilidad de ofrecer un incentivo a cambio. Que sólo debe ser reservada para casos extremos como el que no quiere a su empresa a ser aprovechado.

5. Mostrar un poco de empatía.

Puede ser frustrante para un cliente en el caso de una empresa responde a sus opiniones honestas con una lista de defensiva explicaciones. Toma un momento en el comienzo de la carta a reconocer que usted vea lo que estás diciendo, y entender cómo se debe haber hecho sentir.

Esto es válido tanto para los comentarios positivos y negativos. Simplemente, los clientes quieren sentirse escuchado. Ellos quieren saber que su opinión es en realidad va a ser utilizado para mejorar la experiencia del cliente y no simplemente arrojado. Así, de mostrar que es significativo para usted por responder con empatía y cuidado.

6. Dar una breve explicación basada en sus comentarios.

Es bueno para que los clientes sepan que te has tomado el tiempo para leer sus comentarios y realmente analizar. Para la retroalimentación positiva, esto generalmente significa que la ampliación de cuán felices son los que tenían una gran experiencia. Usted puede describir lo que los equipos estuvieron involucrados en ese proceso, y cómo siempre estás trabajando en la construcción de fuertes interacciones con el cliente.

Para la retroalimentación negativa, puede que desee para tratar de explicar lo que pudo haber salido mal. Esperemos que la experiencia negativa era diferente de los demás, y puede explicar las circunstancias que causaron a ocurrir. Si ha sido un recurrente en queja, usted puede ser honestos y admitir que, pero asegúrese de decirles cuáles son los cambios que se están debatiendo y que se implementan para prevenir los incidentes sucedan de nuevo.

7. Deje espacio para ellos para agregar información adicional.

Su cliente puede tener más que añadir que se olvidaron de incluir en los comentarios original. Así que, antes de cerrar su carta, asegúrese de hacerles saber que siempre puede contactar con preguntas adicionales, comentarios o inquietudes.

Esto abre una oportunidad para que su relación crezca más allá de este incidente específico. Ellos se sienten más cómodos para venir a usted con los comentarios en el futuro, y que sólo va a ayudar de manera consistente, adaptar y mejorar su cliente conversaciones.

8. Incluyen un pequeño regalo.

Es importante recordar que no es responsabilidad del cliente proporcionar a su negocio con la retroalimentación. Ser agradecido cuando lo hacen, ya que se están dedicando su tiempo libre a dar consejos.

Si quieres de verdad gracias por sus esfuerzos, a continuación, darles algo de valor a cambio. No tiene que ser grande o caro — un pequeño descuento o recompensa va a hacer. Una manera de hacer esto es ofrecer una descarga gratuita o enlace de contenido que va a apaciguar a los intereses de los clientes, mientras que atraer más tráfico hacia su sitio.

9. Personalizar la experiencia del cliente.

La mayoría de las empresas tienen un plan de contingencia en el lugar a la hora de ordenar a través de los comentarios de los clientes. Si la revisión es demasiado negativo, la compañía enviará un estándar de descuento o de apología de la conciliación de la cuestión. A veces, si la revisión es muy positiva, el cliente recibirá un regalo por su fidelidad del cliente así. Si bien esta es una buena intención, no personalizar la experiencia para el cliente.

Los estudios muestran que alrededor de un 41% de los clientes de cambiar de compañía debido a la escasa personalización. Si usted acaba de enviar a los clientes el mismo regalo cada vez que estás enojado o feliz, que va a coger en el sistema.

En su lugar, ofrecer recompensas o descuentos que son específicos a los comentarios de los clientes. Si ellos dicen que le gustaba un producto, envíe un descuento para comprar otro, o para actualizar. Si no les gusta un producto, ofrece un servicio gratuito de devolución o sustitución por otro producto. Esta personalización se hará de su carta de agradecimiento mucho más genuino, así como más eficaz.

10. Evitar upselling y cross-selling.

Comentarios de los clientes no suelen ser el mejor momento para acercarse a los clientes con una echada de ventas. Cuando un cliente deja un comentario negativo, la última cosa de la que se está pensando es comprar otro producto de usted. Incluso si el examen es positivo, llegando con otra oferta de venta puede hacer que su carta de agradecimiento aparecen como un medio para otra venta.

Aunque puede ser tentador para aumentar las ventas o venta cruzada, estas tácticas de ventas son generalmente ineficaces cuando agradeciendo a clientes para las revisiones. En su lugar, centrarse en la realidad de la lectura del cliente revisar y apreciar el valor que su visión proporciona. Sólo porque usted no está haciendo otra venta, no significa que no derivados el valor añadido de estas opiniones de los clientes.

11. Ser puntual con su respuesta.

Si desea optimizar la eficacia de usted carta de agradecimiento, entonces tiene que ser entregado en forma oportuna. Cuando los clientes de dejar un comentario negativo, responder a ellos de inmediato para aprender más acerca de su interacción con su empresa. Esto demuestra que usted está monitoreando de cerca la retroalimentación y se ha invertido en las necesidades del cliente.

Uno de los factores a tener en cuenta aquí es que el tiempo de su respuesta puede depender de que el medio de comunicación que esté trabajando. Por ejemplo, el 64% de los usuarios de Twitter esperar una respuesta de una empresa dentro de una hora, mientras que en comparación, el 85% de Facebook que los usuarios esperan una respuesta en un plazo de seis horas. Cada canal de medios sociales tiene sus propias normas de respuesta que puede jugar un papel importante en la experiencia del cliente.

12. Considerar la adopción de servicio al cliente de herramientas.

Las empresas que están buscando para construir la lealtad del cliente necesita ser organizado y coherente. Incluso su agradecimiento mensajes debe coincidir con el tono y textura de la imagen de marca. Si su carta de agradecimiento no tiene la misma calidad que el resto de su contenido, el cliente puede ver como la mitad de un corazón esfuerzo.

Considere la posibilidad de adoptar servicio de atención al cliente herramientas para asegurar la consistencia en su aplicación de mensajería. Herramientas como help desk software y plantillas de correo electrónico puede ayudar a su equipo a mantener un seguimiento de los comentarios de los clientes y ofrecer una respuesta coherente. De esta manera, usted puede optimizar su equipo de la eficiencia sin sacrificar la calidad de su servicio al cliente.

Basado en estas recomendaciones, hemos creado la perfecta carta de agradecimiento de plantillas, que seguramente serán del agrado de sus clientes.

Gracias por Su Revisión de la Carta de

Estimado / a [nombre del Cliente],

Gracias por los comentarios sobre su experiencia con nuestro equipo de soporte al cliente. Agradecemos sinceramente su comprensión porque nos ayuda a construir una mejor experiencia del cliente.

Si usted tiene más preguntas, comentarios o inquietudes, o complementa, por favor siéntase bienvenido a llegar de vuelta, ya que estaría más que feliz de ayudar.

Mejor,

[Su nombre]

Carta de agradecimiento para los Comentarios Positivos de los Clientes

Hola [nombre del Cliente],

Gracias por las amables palabras. Estoy encantado de saber que usted tenía una gran experiencia en interactuar con nuestro equipo de soporte al cliente. Estoy totalmente de entender lo gratificante que se puede sentir cuando el problema se resuelve en cuestión de minutos, y me alegra oír que nuestro equipo de soporte fue capaz de lograr que para usted. Definitivamente voy a comunicar el mensaje al resto de mi equipo.

Comentarios como este nos ayuda a mejorar constantemente nuestros clientes experiencias por saber qué estamos haciendo bien y lo que podemos trabajar. Así, agradezco que se haya tomado el tiempo para enviar esta respuesta útil.

No dude en contactarse si usted tiene más preguntas, comentarios o inquietudes.

Saludos,

[Su nombre]

Carta de agradecimiento por sus Constructivos Comentarios de los Clientes

Estimado / a [nombre del Cliente],

Gracias por darnos su opinión sobre su experiencia con nuestro equipo de soporte al cliente. Lo siento mucho lo que le han dicho a esperar en suspenso durante más de 20 minutos. Entiendo lo frustrante que debe haber sentido, y debería haber sucedido nunca. Hubo algunos errores en la comunicación de nuestro lado cuando llegó a la manipulación de la mensaje de error en su software, que era el más probable, ¿por qué tomó tanto tiempo para llegar de nuevo a usted con una solución.

Tomaremos nota de sus comentarios para asegurarse de que este incidente no vuelva a ocurrir nunca. De nuevo, pido disculpas por las molestias causadas, y agradezco que se haya tomado el tiempo para enviar esta respuesta útil.

No dude en contactarse si usted tiene más preguntas, comentarios o inquietudes.

Mejor,

[Su nombre]

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