Cuando una empresa comienza por primera vez, el dinero no está exactamente rodando. Las startups dedican todo su dinero en efectivo a su producto y se conforman con el equivalente a la cinta adhesiva en el lado de las operaciones.
Esto significa que la gestión de clientes y contactos a menudo se realiza un seguimiento a través de hojas de cálculo. Cuando solo tiene un puñado de clientes, parece lógico simplemente introducir su información en una hoja de cálculo y compartirla con uno o dos vendedores en el personal.
Vamos a desglosar algunas de las ventajas de usar hojas de cálculo para realizar un seguimiento de la información del cliente y de contacto.
Ventajas de las hojas de cálculo
1. Son libres.
Para la mayoría de las empresas, el software de hoja de cálculo está disponible y a menudo es gratuito. Ya sea que tu empresa use Microsoft Office y pueda acceder fácilmente a Excel o se ejecute en G-Suite, donde Google Sheets está disponible, la mayoría de las personas con conexión a Internet pueden acceder a una hoja de cálculo.
2. Requieren un entrenamiento mínimo.
Ya sea que haya utilizado una hoja de cálculo para administrar sus finanzas personales o haya pasado innumerables horas creando tablas dinámicas para roles anteriores, lo más probable es que haya tenido cierta experiencia práctica con las hojas de cálculo. Aparte de la construcción de fórmulas complicadas, registrar información en hojas de cálculo es bastante intuitivo y no requiere entrenamiento intensivo para obtener el control de. Esto hace que las hojas de cálculo sean una opción accesible para los equipos que escalan rápidamente y no tienen tiempo para capacitar a nuevos empleados para que usen software complicado.
Si bien las hojas de cálculo pueden ser suficientes para las startups en las primeras etapas, estas ventajas son a menudo de corta duración. Con el tiempo, las hojas de cálculo pueden convertirse en más problemas de lo que valen.
Incluso para una pequeña empresa, administrar la información de los clientes a través de hojas de cálculo es en el mejor de los casos improductivo y, en el peor, francamente peligroso por una variedad de razones. Ahora vamos a discutir algunas de las desventajas de usar hojas de cálculo para realizar un seguimiento de la información del cliente y de contacto.
Desventajas de las hojas de cálculo
1. Las hojas de cálculo son difíciles de compartir internamente.
Cuando el equipo de ventas está compuesto por una persona, una sola hoja de cálculo de contacto del cliente lo hará muy bien. Pero, ¿qué sucede cuando comienza a contratar representantes adicionales para satisfacer la demanda? Compartir y actualizar una sola hoja de cálculo maestra en todo un equipo puede convertirse en una pesadilla logística rápidamente.
2. Las hojas de cálculo son fáciles de compartir externamente.
A diferencia de un sistema dedicado que requiere acceso para iniciar sesión, las hojas de cálculo se pueden difundir a cualquier persona, en cualquier lugar con el simple envío de un correo electrónico. Esto hace que sea aterrador para un empleado descontento o deshonesto compartir clientes potenciales y datos de clientes con contactos externos (leer: sus competidores).
3. No hay una indicación clara de quién está trabajando en qué cuándo.
Establecer un sistema ordenado para dividir clientes potenciales y clientes cuando trabajas desde hojas de cálculo es difícil. Sin mencionar que a menos que entrene a sus representantes para tomar notas meticulosas y seguir un riguroso proceso de documentación, no hay ninguna indicación de quién se puso en contacto por última vez con un cliente o prospecto, cuál era el contenido del mensaje y cuándo tuvo lugar la interacción.
4. Múltiples versiones de la verdad.
Todo el mundo podría empezar a trabajar a partir de los mismos datos … pero probablemente no se quede así por mucho tiempo. Cada vez que un representante realice un cambio en la hoja de cálculo maestra, deberá cargarla en un repositorio central para que las ediciones se comuniquen al resto del equipo. ¿Y si se olvidan de hacer eso? Uh oh. En poco tiempo, tendrás varias versiones de la hoja de cálculo “única”, todas con datos ligeramente diferentes. ¿Cómo sabrás cuál es la correcta? Es un proceso de ventas bastante complicado.
5. Errores, errores en todas partes.
Según un estudio de la Universidad de Hawái, el 88% de las hojas de cálculo contienen algún tipo de error. ay. Si esperas precisión, no esperes obtenerla de hojas de cálculo.
6. La notificación es dolorosa.
Es bastante difícil compilar todas las versiones de una hoja de cálculo en una copia maestra, pero luego los administradores tienen que ensamblar informes significativos basados en los datos.Como cualquiera que haya intentado informar desde Excel sabe, no es para los débiles de corazón. Y cuanto más complejos sean sus datos, más difícil será la generación de informes.
7. No hay visualización de datos fácil.
Por supuesto, los usuarios pueden crear gráficos y gráficos en hojas de cálculo. Pero “crear” es la palabra clave. Ensamblar cualquier tipo de visualización de datos en una hoja de cálculo es lento y frustrante. Los gerentes podrían optar por omitir los objetos visuales por completo, después de todo, no son necesarios. Pero se garantiza que la presentación de una hoja de cálculo de filas y filas largas hará que los ojos de los representantes se crucen.
8. Los datos críticos de los clientes están a merced de la naturaleza.
Los datos que viven únicamente en los servidores de su empresa se pueden perder para siempre si ocurre un desastre natural.
9. Los datos críticos de los clientes están a merced de la vida cotidiana.
Los datos que viven únicamente en computadoras individuales se pueden perder para siempre si su computadora portátil se desploma o se embara en el café. Oye, la vida pasa.
10. No hay conexión con los sistemas de marketing.
Concedido, es posible que su empresa ni siquiera tenga un sistema de automatización de marketing en su lugar. Pero si lo hace, y el lado de ventas de la casa está operando en hojas de cálculo, seguramente habrá cables cruzados y comunicación errónea. La falta de integración significa que los clientes y los clientes potenciales podrían recibir información redundante… o ninguno en absoluto. Ninguno de estos escenarios se traduce en ventas.
11. Los gerentes no pueden administrar.
Para entrenar y orientar se trata de un mentor de manera efectiva, los gerentes de ventas necesitan tener visibilidad de las acciones diarias y las canalizaciones de sus representantes. Lástima que esto sea casi imposible de hacer a través de hojas de cálculo. Tanto los representantes como los gerentes se frustrarán rápidamente con el ciclo aparentemente interminable de cargar, descargar, adjuntar y enviar correos electrónicos.
12. No hay acceso móvil.
Se ha demostrado que el acceso móvil a los sistemas de ventas aumenta la productividad de los representantes, hasta en un 24%, según algunas estimaciones. Pero independientemente de las otras virtudes de las hojas de cálculo, no son exactamente amigables para dispositivos móviles. Arrastrar un portátil cada vez que necesite introducir o cambiar los datos de los clientes se hace viejo a toda prisa.
13. Difícil de escalar.
Una vez que su empresa (y su lista de clientes) comience a crecer, las hojas de cálculo de ventas también tendrán que hacerlo. Sin embargo, cuanto más grande sea la hoja de cálculo, más probable es que contenga errores y fórmulas rotas. Sin mencionar que las hojas de cálculo grandes son exponencialmente más difíciles de mantener para los usuarios y administradores por igual.
Uso de bases de datos en comparación con hojas de cálculo
Las bases de datos son programas diseñados para almacenar, organizar y recuperar datos. En ventas, el tipo más común de base de datos utilizado es un administrador de relaciones con el cliente, también conocido como CRM. Comparemos el trabajo con una base de datos con el trabajo de una hoja de cálculo.
1. Una base de datos sirve como un recurso central.
Una base de datos CRM es una herramienta que almacena toda la información de contacto de su cliente y cliente en un lugar central al que puede acceder fácilmente todo el equipo a través de varios dispositivos. Este sistema puede organizar todos sus datos relacionados con el contacto incluidos correos electrónicos, llamadas telefónicas y chat en vivo con clientes y posibles clientes.
2. Integración perfecta con otro software.
Además, una base de datos CRM se puede integrar perfectamente con otros sistemas empresariales de su empresa, incluido software de marketing que puede ayudar a mejorar la sinergia entre sus organizaciones de ventas y marketing, asegurando que sus clientes potenciales no reciban el mismo información o se pierdan por completo.
3. Fácil de escalar para empresas en crecimiento.
Las hojas de cálculo son eficaces para almacenar datos cuantitativos básicos y a menudo se mantienen manualmente. Por otro lado, las bases de datos son más eficaces para almacenar datos cualitativos, por lo que son ideales para empresas complejas con una gran base de clientes o un proceso de ventas complejo. Las bases de datos a menudo tienen capacidad de automatización que ayuda a las organizaciones a ahorrar tiempo en la entrada manual.
Para las empresas que están escalando o adquiriendo rápidamente nuevos clientes en un corto período de tiempo, la actualización de hojas de cálculo a una base de datos CRM puede ayudar a su empresa a vender a más clientes de una manera eficiente.
Como mencionamos anteriormente, la principal ventaja de usar hojas de cálculo para ejecutar tus operaciones de ventas se reduce a dos factores principales: son gratuitas (con una implementación de Microsoft Office o G-Suite) y no requieren formación.
Estas son ciertamente razones válidas, especialmente para una pequeña empresa sin dinero en efectivo para quemar o recursos de capacitación. Pero te contaré un pequeño secreto:
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