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Ideas de negocios

Cómo Escribir una Carta de Disculpa a los Clientes [Plantillas]

Como empleado de un servicio de atención al cliente, apoyo, o el éxito, ha dedicado su tiempo a ayudar a los clientes tengan la mejor experiencia con tu empresa. Así, es bastante desalentador cuando sabes que has cometido un error con un cliente.

Saber cómo tomar responsabilidad por sus acciones y pedir disculpas es una habilidad que es importante en su carrera, pero también en su vida personal. Es difícil tomar la toda la culpa cuando es el natural instinto humano para defenderse.

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Un simple “lo siento” no se corte nunca más, especialmente cuando usted está pidiendo disculpas a un cliente. Usted tiene que conseguir la redacción dedillo, ser cruda y sincera, y aún siendo profesional.

Ya que es complicado de la línea a de la cruz, puede utilizar la siguiente lista de consejos para lucirse en su próxima disculpa de correo electrónico.

Cómo Escribir una Carta de Disculpa a un Cliente

  1. Decir que lo sientes.
  2. Admitir que se equivoca.
  3. Ofrecer una explicación de lo sucedido.
  4. Reconocer los objetivos del cliente.
  5. Dar una clara siguiente paso.
  6. Pedir perdón.
  7. No lo tome personalmente.
  8. Proporcionar opciones de comentarios del cliente.
  9. Seguimiento con el cliente.

1. Decir que lo sientes.

Suena obvio, pero la primera cosa que usted debe hacer es pedir disculpas. Recto-para arriba diciendo “lo siento”, muestra que usted no está tomando una actitud defensiva a la disculpa. Todos sabemos cómo soterrada una disculpa se siente cuando va a lo largo de las líneas de, “lo siento si…” o “lo siento, pero….” Sí, no demasiado grande.

Justo admitir que estás arrepentido por lo sucedido. Una simple disculpa puede ir un largo camino, y que lo que realmente importa es salvar la relación con el cliente y poniendo su mejor pie adelante en nombre de su empresa.

2. Admitir que se equivoca.

Esto puede ser un poco de un golpe en el ego, si estás en una situación donde usted no cree que usted es el culpable. Sin embargo, en algunos de capacidad, que hiciste algo mal, si estaba cometiendo un error con un cliente compra o no explicar algo claramente o responder a su mayor enojo con un agudo comentario.

Asumir la responsabilidad por los errores que cometió, no importa cuán grande o pequeño. Por ser responsable de sus acciones y admitir sus fallos, usted puede demostrar que usted es un humano auténtico. Todo el mundo comete errores, y su cliente apreciará tu honestidad.

3. Ofrecer una explicación de lo sucedido.

La mejor cosa que usted puede hacer para calmar a un quicio al cliente es demostrar que claramente han oído lo que dijo y entender lo que has hecho mal. La reformulación del problema con sus palabras demuestra empatía.

Usted podría querer dar una breve explicación de lo que usted piensa que salió mal. En lugar de actuar a la defensiva en este punto, usted puede tomar un enfoque reflexivo. Se mostrará al cliente que usted se tomó el tiempo para considerar cómo el error se produjo y lo que a usted o a otro empleado podría haber hecho a iniciarlo.

4. Reconocer los objetivos del cliente.

La mayoría de los clientes van a entender que los errores ocurren. Los correos electrónicos eliminados, los servidores de ir hacia abajo, y a los empleados tomar días de enfermedad repentina. Estos son normales speedbumps que afectan a todos los negocios. Pero, estos speedbumps no debe hacer un plano de un neumático que los puestos del viaje del cliente.

Los clientes han metas que deben alcanzar. Ellos entienden que su negocio va a cometer un error aquí o allí, pero ese error no les impiden alcanzar sus objetivos. Si lo hace, usted necesita saber cómo su empresa impedido su éxito. Al hacerlo, su disculpa será mucho más sincero, porque usted se dirigió a la magnitud de la situación.

5. Dar una clara siguiente paso.

A continuación, debe ofrecer un plan de acción para avanzar. Después de todo, queremos que el cliente sigue siendo un cliente con usted. Así, mostraremos cómo se te van a cambiar en el futuro a partir de este incidente.

Mediante la creación de pasos a seguir para ayudar a resolver o aliviar el problema, mostrar iniciativa en la mejora de las relaciones con los clientes con su empresa y el cuidado de ese cliente en particular. Ellos serán capaces de ver cuánto quieres a la derecha el mal y avanzar en términos positivos.

6. Pedir perdón.

Suena cursi, pero pidiendo perdón puede ser muy dulce para un cliente. Una vez más se demuestra que no eres un robot de voz en un teléfono, sino un auténtico humanos con sinceras intenciones.

Sin embargo, asegúrese de no hacer de esta pedimos dramático. Un simple, “espero que puedas perdonarme,” recibe el mensaje a través mientras todavía restante profesional. Usted nunca quiere cruzar una línea y hacer que el cliente se sienta incómodo.

7. No lo tome personalmente.

Lo que es más importante, no lo tome personalmente cualquier reclamación del cliente acerca de usted o de un error de hecho. Es natural que un desliz de vez en cuando, y que no es un reflejo de su carácter o de la ética de trabajo.

Poner el necesario tiempo y esfuerzo en su apología de correo electrónico, de modo que viene a través como serio. Sin embargo, una vez que usted pulsa “Enviar”,” vamos a lo hecho, hecho está. Seguir adelante con su día, y el uso que momentáneo fracaso como combustible para kickstart algunos realmente positivo, memorable cliente conversaciones.

8. Proporcionar opciones de comentarios del cliente.

Cuando los clientes están molestos, se les puede proporcionar la retroalimentación de los clientes opciones para expresar su descontento. Esto demuestra al cliente que usted desea que su negocio mejore tanto como lo hacen, por lo que están asegurándose de que su voz es escuchada por su equipo de servicio al cliente.

Además, ya que usted está proporcionando a ellos con un enlace, usted puede controlar donde el cliente abandona sus comentarios. En lugar de lo que el cliente va a los medios sociales, usted puede dirigir a un privado de retroalimentación herramienta de recopilación de información, donde su queja no se convierta en público a otros clientes.

9. Seguimiento con el cliente.

Una vez que envíe su disculpa correo electrónico al cliente, usted debe considerar el seguimiento con ellos en el futuro. Espere a que la cantidad adecuada de tiempo para pasar, a continuación, llegar de vuelta para ver si hay algo más que usted puede hacer por ellos. Y, si has realizado cambios en la dirección de su edición original, que traer para resaltar cómo han influido en su empresa. Los clientes apreciarán su preocupación y le recuerde que usted está guardando sus mejores intereses en mente.

Mantener estos consejos en mente, hemos creado el perfecto disculpa plantilla de correo electrónico para que usted use con sus clientes.

Cliente Disculpa De Correo Electrónico Ejemplos + Plantilla

1. Apología Personal De Correo Electrónico

Para situaciones en las que son directamente responsables ante el cliente en cuestión, el uso de una apología personal de plantilla de correo electrónico para transmitir sinceridad y la empatía. Para la atención al cliente reps el manejo de un tema, el éxito de los clientes gerentes o administradores de la cuenta, utilice esta plantilla para decir que lo sientes:

Seguimiento & Disculpa

Estimado / A [Nombre Del Cliente],

Estoy tan triste que me dio un inválido solución a su mal funcionamiento de software. Puedo tomar plena responsabilidad por mis acciones y lamentamos profundamente las molestias que debe haber causado.

No he entendido el problema que se tiene cuando estábamos hablando en el teléfono, y por eso me terminó de dar una solución que era incorrecto. Eso no es excusa, y me disculpo por mi no guiados acciones. En el futuro, voy a estar seguro para hacer varias preguntas de mis clientes para entender completamente la situación antes de ofrecer una solución.

Espero que puedas perdonarme y que podamos trabajar juntos si tienen más necesidades de apoyo.

Déjeme saber si usted tiene alguna pregunta, comentarios o inquietudes.

Mejor,

[Su nombre]

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2. Masa Disculpa Correo Electrónico

Si un a gran escala se produce problema que afecta a un gran número de clientes a la vez, como un corte de luz, un error, o una violación de datos-puede causar un gran dolor de cabeza y molestias para sus clientes, y usted podría correr el riesgo de una gran cantidad de ira, pérdida de clientes, y los comentarios negativos si no tratarlo de manera adecuada. En situaciones como estas, un líder de la empresa debe enviar un correo masivo a todos los afectados cliente para pedir disculpas y ofrecer una explicación.

Lo sentimos

Para nuestros valiosos [Nombre de la Compañía] los clientes,

Lo sentimos. En [Tiempo] en la actualidad, hemos experimentado [Descripción del problema], que afectó a los [Número] de los clientes.

He aquí lo que sucedió: [explicación Detallada de la fuente del problema y estado de la resolución].

Sabemos lo que se siente al estar a la espera de una resolución a un problema, y sentimos que se pone en esa situación. Tenemos la suerte de tenerlo como [Empresa] los clientes y en esta mañana, que no viven hasta nuestro final de la relación.

Para ayudar a que sea mejor, estamos haciendo un análisis completo sobre este tema, la causa raíz, el impacto, y cómo evitar que esto suceda de nuevo. Gracias por su paciencia con nosotros, ya que manos a la obra y volver a ayudar a crecer con [Producto].

Sinceramente,

[Ejecutivo Nombre]

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3. Gestión Disculpa Correo Electrónico

Cuando los empleados hacen grandes errores, a veces las necesidades de gestión de involucrarse para resolver el problema. Incorporar un administrador de muestra al cliente que usted está tomando su queja en serio. En estos casos, usted necesita saber lo que su equipo ha hecho para evitar que el cliente a partir de la consecución de sus objetivos. Incluso si el problema es causado por un tercero contratista, usted es responsable de contratar y dirigir a los empleados.

Seguimiento & Disculpa

Estimado / A [Nombre Del Cliente],

En nombre de [Nombre de Compañía], quiero extender nuestras disculpas por su experiencia con [Empleado/Nombre Contratista].

Desde nuestra comprensión, [explicación del incidente], que le impidió cliente [objetivo]. Sinceramente, lamento la mala fortuna de incidentes y pedimos disculpas por cualquier inconveniente que esto pueda haber causado.

En [Nombre de Compañía], nuestra misión es [la Misión de la Empresa], pero en este caso, no hemos podido ofrecer esa experiencia. Desde [Empleado o Contratista Nombre] es bajo mi supervisión, quiero personalmente disculpas por este error. [Empleado o Contratista Nombre] ha sido notificado de sus comentarios, y estamos [las medidas adoptadas para resolver el problema o la amonestación de que el empleado].

Gracias de nuevo por traer esto a mi atención, y yo sinceramente apreciamos su paciencia con nosotros mientras trabajamos para resolver este problema. Estoy seguro de que su próxima experiencia con nuestros empleados estarán hasta el alto estándar que usted ha llegado a esperar de [Nombre de la Compañía].

Sinceramente,

[Ejecutivo Nombre]

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