Cuando ocurre una crisis empresarial, lo último que quieres hacer es entrar en pánico. Lo penúltimo que quieres hacer es no estar preparado. Las crisis suelen surgir sin previo aviso. Si bien no deberías empezar todos los días esperando lo peor, deberías estar relativamente preparado para que suceda cualquier cosa.
Una crisis de negocios puede costarle mucho dinero a su empresa y arruinar su reputación si no está preparado proactivamente para manejar una. Los clientes no son muy indulgentes, especialmente cuando una crisis fue causada por accidentes dentro de la empresa o por otros errores prevenibles. Si desea que su empresa sea capaz de mantener su continuidad de negocio frente a una crisis, entonces tendrá que elaborar un plan para mantener sus funciones básicas.
Continuidad del negocio
La continuidad del negocio es la idea que su negocio debe mantener o trabajar para recuperar las funciones del negocio en respuesta a las crisis. Esta mentalidad se traduce en un plan accionable que se utiliza para manejar tanto interrupciones menores como amenazas en toda regla.
No importa qué tipo de negocio esté operando, debe estar constantemente considerando la posible amenaza de una crisis. Si desea ser capaz de administrarlos eficazmente, entonces es esencial que tenga un plan de continuidad del negocio en su lugar para hacer frente a situaciones difíciles o inesperadas.
Continuidad del negocio frente a la recuperación ante desastres
Los planes de recuperación ante desastres a menudo se crean como parte de un plan general de continuidad del negocio. La diferencia es que los planes de recuperación ante desastres son planes técnicos centrados específicamente en recuperarse de las fallas de los productos, mientras que los planes de continuidad del negocio gestionan la relación entre las partes interesadas durante una crisis.
Por ejemplo, en una crisis mayor, como un edificio inundado, es posible que haya perdido algunos de sus servicios de TI. Por lo tanto, incluido en el plan de continuidad del negocio más grande sería una o más instrucciones de recuperación ante desastres que se centrarían específicamente en la recuperación de esos servicios de TI.
Plan de Continuidad del Negocio
Un plan de continuidad del negocio describe las direcciones y procedimientos que una empresa seguirá cuando se enfrente a una crisis. Se presentan caso por caso y ayudan con una variedad de crisis que van desde desastres naturales hasta errores humanos. Estos planes incluyen procedimientos comerciales, nombres de activos y socios, funciones de recursos humanos y otra información útil que puede ayudar a mantener las relaciones de la marca con sus partes interesadas.
Por ejemplo, una crisis a la que su empresa puede tener que responder es una tormenta de nieve severa. Su equipo puede preguntarse: “Si una tormenta de nieve interrumpió nuestra cadena de suministro, ¿cómo reanudaríamos el negocio?” Planificar contingencias con anticipación para situaciones como estas puede ayudar a su negocio a mantenerse a flote cuando se enfrenta a una crisis inevitable.
Planificación de la continuidad del negocio
La planificación de la continuidad del negocio es un proceso proactivo mediante el cual una empresa crea un plan para abordar una crisis. Al redactar un plan de continuidad del negocio, es importante tener en cuenta la variedad de crisis que podrían afectar a la empresa y preparar una resolución para cada una de ellas.
¿Con qué frecuencia se debe probar un plan de continuidad del negocio?
Es simple: cuanto más tiempo ponga en su plan de continuidad del negocio, mejor será. Usted debe estar constantemente revisando el plan para asegurarse de que está al día con sus procesos de negocio actuales. Cuanto más grande sea su organización, más complejos serán sus sistemas, lo que significa que querrá revisar su plan de continuidad del negocio con más frecuencia para asegurarse de que no haya ninguna brecha por alto.
Se recomienda la siguiente programación para maximizar la confiabilidad y validez de su plan, al mismo tiempo que minimiza la cantidad de tiempo que está poniendo en revisión del plan.
1. Revise su lista de verificación dos veces al año.
Su equipo revisará los elementos de su plan de continuidad del negocio semestralmente para asegurarse de que todas las respuestas se sigan aplicando a su estado actual.Además, usará esta oportunidad para asegurarse de que cada respuesta se alinea con los objetivos empresariales deseados.
2. Realice simulacros de emergencia una vez al año.
Al igual que las escuelas tienen simulacros de incendio, su organización debe tener simulacros de emergencia para preparar a su personal para los pasos que se establecen en su plan de continuidad del negocio. Esto también ayudará cuando se produzca una crisis real porque habrán practicado los pasos antes.
3. Sostenga las reseñas de la mesa cada dos años.
Todas las partes interesadas involucradas en el plan de continuidad del negocio deben reunirse cada dos años para discutirlo. Esta revisión no toma demasiado tiempo y no requiere correr físicamente a través de los pasos, pero puede revelar banderas rojas que de lo contrario pasarían desapercibidos.
4. Llevar a cabo una revisión exhaustiva cada dos años.
A diferencia de la revisión de la mesa, la revisión completa profundiza en el plan. Debe examinar detenidamente los análisis costo-beneficio, así como los procedimientos de recuperación para garantizar que todo esté actualizado con las operaciones comerciales actuales.
5. Prueba de recuperación simulada: Cada dos o tres años
Se trata de una prueba en profundidad en la que el plan de continuidad del negocio se pone en marcha completamente para comprobar si hay debilidades o percances. Dado que esta prueba consume mucho tiempo, no debería ocurrir con frecuencia, pero garantizará que todas las partes interesadas internas tengan confianza en el plan.
Ahora que entendemos la continuidad del negocio y su vocabulario, el siguiente paso es aprender el proceso de escribir un plan de continuidad del negocio.
Cómo escribir un plan de continuidad del negocio
- 1. Seleccione un equipo de continuidad del negocio.
- 2. Definir los objetivos del plan.
- 3. Realizar un análisis de impacto empresarial.
- 4. Redactar el plan.
- 5. Pruebe el plan en busca de lagunas.
1. Seleccione un equipo de continuidad del negocio.
Antes de comenzar a crear estrategias, reúna un equipo de administración para que esté a cargo. El trabajo de elaborar un plan de continuidad del negocio no es ligero, por lo que este grupo debe incluir a personas orientadas a los detalles y organizadas. Algunos de los roles en el equipo son:
- Gerente ejecutivo: Esta es la persona que lidera el proceso de escritura y es el vínculo entre los ejecutivos de la empresa y el resto del equipo de continuidad del negocio.
- Coordinador del programa: Este es el líder del equipo que coordina todas las actividades relacionadas con el plan, como la presupuestación, el desarrollo de procedimientos de recuperación y más.
- Oficial de información: Esta persona es responsable de acceder y compartir datos relacionados con el plan de continuidad del negocio.
2. Definir los objetivos del plan.
¿Qué intentas lograr con este plan? Es importante conocer el objetivo final de su plan de continuidad del negocio, ya sea reanudar los procesos de negocio como normales o mejorar la reputación de la organización. Al diseñar los objetivos, también debe considerar su presupuesto para tener una idea de los recursos con los que va a trabajar.
3. Realizar un análisis de impacto empresarial.
Un análisis de impacto empresarial (BIA) analiza las principales operaciones de una organización, los principales recursos que utiliza, cómo se relacionan entre sí, también. cuando una función deja de funcionar, cómo afecta a otras operaciones, y cuánto tiempo mientras cada función generalmente toma para completar.
Un BIA es una parte clave del plan final de continuidad del negocio. Aquí es donde sopesar los costos contra los beneficios para obtener una mayor comprensión de qué funciones deben priorizarse. En el futuro, sabrá dónde es más importante asignar sus recursos cuando se enfrenta a una crisis.
4. Redactar el plan.
Ahora que tiene una buena idea de qué incluir en su plan, comience por componer un primer borrador que pueda servir como una línea de base. El proyecto debe incluir los siguientes aspectos para garantizar un plan completo y procesable:
- El propósito, los objetivos, el presupuesto y el cronograma del plan
- Los miembros del equipo de continuidad del negocio y sus roles
- Todas las partes interesadas importantes que participan en el plan de continuidad del negocio
- El análisis de impacto empresarial
- Estrategias proactivas que se pondrán en marcha para prevenir crisis
- Estrategias reactivas que responderán inmediatamente a las crisis
- Esfuerzos de recuperación a largo plazo
- Programaciones de capacitación y pruebas para una preparación proactiva
5.
Pruebe el plan en busca de lagunas.
Por supuesto, debe probar inmediatamente su plan. Comience con la comunicación con cada miembro de la organización que desempeñaría un papel en el plan de continuidad del negocio. Después de un breve entrenamiento en los pasos que deben tomar, lleve a cabo una prueba de recuperación simulada que pueda poner el plan en acción. Tome nota de cualquier hueco en el plan.
Una vez completadas las pruebas, corrija cualquier defecto que encuentre en su plan. Siga probando e implementando cambios hasta que esté satisfecho con el resultado final. Este plan completado, sin embargo, no es permanente, ya que probablemente sufrirá cambios en el futuro a medida que su organización se adapte y crezca. Por lo tanto, es importante seguir probando su plan si desea estar preparado adecuadamente para una crisis.
La planificación de la continuidad del negocio no es una hazaña de una sola vez. Sus planes deben ser reevaluados constantemente si desea prepararse adecuadamente para cada situación. Considere la posibilidad de adoptar un equipo de gestión de continuidad del negocio para supervisar sus planes de continuidad y mantenerlos actualizados.
Gestión de la Continuidad del Negocio
La gestión de la continuidad del negocio supervisa el plan de continuidad de un negocio y realiza los cambios necesarios en él cuando es necesario. Este tipo de administración determina las amenazas potenciales para una empresa y cómo cada una de estas amenazas puede afectar a las funciones empresariales. Sobre la base de estos hallazgos, la gestión de la continuidad del negocio es capaz de ajustar el plan de continuidad de la empresa para abordar cualquier nuevo peligro potencial.
Una responsabilidad que tienen los equipos de administración de continuidad del negocio es la planificación de la recuperación ante desastres. La recuperación ante desastres es un componente del plan de continuidad del negocio que se centra específicamente en los problemas de los productos.
Ahora que ha aprendido todo lo que hay que saber acerca de los planes de continuidad del negocio, use la siguiente plantilla para empezar a crear uno para su organización.
Plantilla del Plan de Continuidad del Negocio
Nombre de la Organización
Fecha
I. Administración de Programas
1. [Propósito del plan]
2. [Objetivos del plan]
3. [Presupuesto]
4. [Línea de tiempo]
II. Gobernanza
1. [Miembros del equipo de continuidad del negocio con sus funciones e información de contacto]
2. [Otras partes interesadas con su información de contacto]
III. Análisis de Impacto Empresarial
1. [Análisis de impacto empresarial]
IV. Estrategias y requisitos
1. [Estrategias proactivas para prevenir crisis]
2. [Estrategias reactivas para responder inmediatamente a las crisis]
3. [Estrategias reactivas para la recuperación a largo plazo de las crisis]
V. Entrenamiento y Pruebas
1. [Programa de formación para empleados]
2. [Programa de pruebas]
Para obtener más consejos sobre cómo manejar las crisis de negocios, lea acerca de los diferentes tipos de crisis que pueden afectar a un negocio.
