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Ideas de negocios

Cómo crear un proceso de facturación que se adapte a su negocio

Facturación. Parece bastante sencillo, ¿verdad?

Envía una factura a un cliente. Ellos lo pagan. Eres rico. Sí, sí.

Desafortunadamente, no siempre es así como va la historia. Y en la mayoría de las organizaciones, la facturación desorganizada puede ser una seria.

Al igual que la mayoría de las cosas que vale la pena hacer, crear un proceso de facturación no es la tarea más fácil de lograr. Requiere un poco de pensamiento estratégico, un puñado de decisiones que podrían afectar su negocio a largo plazo y un poco de alineación. Usa el Generador de Plantillas de Facturas de HubSpot gratuito para crear facturas profesionales en minutos. Para ayudarle a empezar, hemos descrito los conceptos básicos para configurar un proceso de facturación organizado para su negocio a continuación.

Condiciones de pago de facturación

Como pyme, tienes que cubrir tus propios gastos, lo que significa que es muy importante que tengas un plan claro para traer dinero de vuelta a tu negocio.

Para hacer esto de manera efectiva, debe comenzar mirando hacia adentro y definiendo las condiciones de pago que tienen más sentido para su negocio.

Para crear condiciones de pago claras para su factura, debe averiguar:

1) Cuando usted quiere que le paguen.

Dependiendo del producto o servicio que ofrezca, así como de sus propias necesidades empresariales únicas, puede optar por facturar semanalmente, mensualmente, trimestralmente o establecer una programación personalizada.

La palabra clave aquí es horario: Desea elegir un plan de pago y atenerse a él para evitar confusiones, establecer expectativas claras y agilizar el flujo de efectivo.

2) Cómo desea que le paguen.

Los métodos de pago se refieren a los canales a través de los cuales sus clientes pueden pagar por sus productos o servicios.

Sus métodos de pago aprobados desempeñan un papel importante en la facilitación de la facturación sin complicaciones y deben tener como objetivo reflejar sus necesidades empresariales únicas y compromisos de privacidad.

Estos métodos también deben reflejar las preferencias de pago de su cliente. Al conocer a sus clientes donde están, les facilita completar los pagos a tiempo, siempre.

Diferentes métodos de pago pueden incluir: pagos con tarjeta de crédito/débito, efectivo, cheque, giro postal, etc.

3) Políticas de cobro de deudas.

Incluso cuando tienes un proceso organizado para la facturación, tener que lidiar con clientes que no pagan sigue siendo una realidad para planificar.

Al definir los términos de pago, considere la posibilidad de incluir los pasos procesables que tomará si no puede resolver una factura no pagada.

Por ejemplo, puede indicar que se pondrá en contacto con el cliente tres veces antes de involucrar a un abogado o asesor de negocios para continuar con la acción. Esto ayudará a dejar claro que el pago es obligatorio y usted tiene un plan de seguimiento.

Creación de facturas

Una vez que conozca sus no negociables, estará listo para crear una factura.

Dependiendo de si o proporciona un servicio o un producto, las siguientes pautas sirven como prácticas recomendadas al crear una factura profesional:

  • Incluya la palabra “Factura.”
  • Asigne un número de factura y una fecha únicos.
  • Proporcione el nombre de su empresa y la información de contacto.
  • Enumere los detalles de los productos o servicios que proporcionó– incluya cantidad, tarifas, horas, etc.
  • Proporcione el nombre y la información de contacto del cliente.
  • Resalte el subtotal.
  • Especifique los detalles de pago o una fecha de vencimiento si es necesario.

¿Suena como mucho para recordar? Hay una serie de herramientas de facturación gratuita en las que puede apoyarse para asegurarse de que no está dejando ninguna información importante fuera de sus facturas.

Por ejemplo, nuestro generador de plantillas de facturas gratuito tiene como objetivo simplificar el proceso al permitirle crear y descargar fácilmente facturas profesionales para enviar las facturas profesionales.

Simplemente rellene los detalles de su negocio en la plantilla de factura para rellenar el estado de cuenta, personalice el color y el logotipo para que se ajusten a su marca y descárguelo como un PDF para enviarlo a sus clientes.

Factura QA

“Demuestre su factura de errores tipográficos, errores de moneda y errores computacionales.En muchos casos, las facturas se envían a los cobros porque el cliente no pagará debido a un error de facturación”, explica Simon Speirs, profesional de finanzas y contabilidad.

Para evitar el envío de una factura al cliente que contenga errores tontos, tómese el tiempo para revisar cada factura para asegurarse de:

  • Lo estás enviando al contacto correcto. Las facturas contienen información financiera confidencial. Asegúrese de enrutarlo al lugar correcto para evitar cualquier problema legal.
  • Tienes tus números directos. Compruebe las líneas detalladas para ver las cantidades, horas y precios adecuados. Revise los totales y subtotales, prestando mucha atención a la exactitud de los impuestos y descuentos.
  • Ha especificado cualquier detalle de pago adicional. No debe haber cargos sorpresa incluidos en su factura final. Si ha agregado algo que aún no se ha discutido con el cliente, asegúrese de especificar por qué se incluye.
  • Estás usando la moneda correcta. Si estás facturando clientes internacionales, asegúrate de que todas las conversiones de moneda se suman.
  • Ha incluido su información de contacto. Incluso que el cliente tiene preguntas sobre la factura, incluya su información de contacto y logotipo para señalarlos en la dirección correcta para obtener asistencia.

Entrega y monitoreo de facturas

Hay varias maneras diferentes en las que puede enviar su factura a su cliente. ¿Dos de las opciones más comunes?

  1. Envíe la factura electrónicamente por correo electrónico o sitio web.
  2. Envíe la factura por correo postal.

Enviar una factura electrónicamente significa que tiene la opción de enviarla por correo electrónico o directamente desde su software de contabilidad o facturación.

Normalmente se trata de un método de entrega preferido, ya que permite enviar facturas rápidamente, a medida que se completan proyectos o pedidos.

Si decide enviar una factura por correo postal, querrá prestar mucha atención al tiempo, ya que puede tardar unos días en llegar, procesarse y devolverla.

¿Qué pasa si no me pagan?

¿Recuerdas las condiciones de pago que configuraste al principio de todo esto? Es hora de revisarlos. Esto le ayudará a determinar si el cliente ha violado o no los términos por completo, o si simplemente están cortando de cerca.

Antes de hacer nada, póngase en contacto con el cliente para proporcionar un recordatorio de pago amigable – esta es una práctica recomendada. Puede hacerlo por correo electrónico, teléfono o correo electrónico, solo asegúrese de que es rápido y claro en su alcance. Usted puede encontrar que es mejor enviar varios intentos de seguimiento.

Si no asegura el pago o renegocia las condiciones de pago después de realizar un seguimiento con un cliente, deberá consultar a un asesor de negocios o abogado de confianza para discutir los próximos pasos para perseguir la factura pendiente.

¿Listo para empezar a recibir pagos?

La facturación efectiva no ocurre de la noche a la mañana, así que ten paciencia. Lo importante es que reconozca sin embargo, la importancia de implementar un proceso organizado y acordado para mantenerse al día con los salientes y los entrantes, y se compromete a realizar mejoras periódicas en él.

Descargo de responsabilidad: Esta entrada de blog incluye información sobre cuestiones legales relacionadas con la facturación, pero la información legal no es lo mismo que el asesoramiento legal– aplicando la ley a una circunstancia específica. Hemos llevado a cabo investigaciones para garantizar mejor que nuestra información sea precisa y útil, pero insistimos en que hable con un abogado si desea la seguridad profesional de que nuestra información, y su interpretación de la misma, es precisa. En pocas palabras, es posible que no confíe en esta información como asesoramiento legal, ni como una recomendación o respaldo de cualquier entendimiento legal en particular, y en su lugar debería ver esta información como solo para fines de entretenimiento.