Como alguien que administra la tecnología de aprendizaje de HubSpot, he ido comprando software de la manera equivocada a veces. He impulsado sin los socios técnicos adecuados, he perdido un plazo de renovación automática de contratos y he implementado cambios en mi equipo sin empatía por cómo podría afectar a su día a día.
De estas experiencias, y de trabajar con otros en HubSpot que adquieren e implementan software, he aprendido mucho. Hoy en día, me siento bien acerca de cómo administro nuestra tecnología y las decisiones de compra.
He llegado a darse cuenta de una decisión de compra exitosa es menos acerca de la gestión de proveedores y la investigación (aunque esos son factores importantes) y más sobre la gestión de proyectos, gestiónde cambios, y conseguir buy-in para nuevas ideas.
Estas son algunas de mis lecciones más importantes para aquellos que están considerando comprar nuevo software o simplemente tienen curiosidad por aprender más.
#1 de la lección: Establezca una razón de negocios antes de buscar la entrada.
En el pasado, no me tomé el tiempo para dar un paso atrás y evaluar qué valor aportaría mi propuesta a toda la organización. Incluso si la base de usuarios de su nuevo software solo será una pequeña porción de empleados, piense y comunique cómo se relaciona con los resultadosde la empresa.
Estos son algunos ejemplos:
- Un proceso es actualmente muy manual, y desea automatizarlo. La razón de negocio de este software sería ahorrar tiempo y dinero.
- Tu equipo está tratando de lograr algo, y no tienes las habilidades, el tiempo o la funcionalidad. La razón de negocio de este software sería ampliar las capacidades del equipo.
- Recientemente, nuestro equipo de L&D en HubSpot quería poder realizar un seguimiento del rendimiento de las nuevas contrataciones en sus cursos de formación. La razón de negocio de este software era para que pudiéramos proporcionar a los gerentes una visión más de la mejor manera de pasar su tiempo entrenando a sus nuevas contrataciones a medida que se activaban en sus roles.
Una vez que establezca la razón de su negocio, es más probable que obtendrá el apoyo de las partes interesadas.
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Otro factor de negocio importante a tener en cuenta a la hora de obtener la relación coste-valor. Agregar más software significa otro proveedor a administrar, otro contrato a considerar y otro sistema para que sus compañeros de trabajo y compañeros de equipo adopten.
Asegúrese de que ha pensado esto a través y se siente seguro de que este nuevo software traerá suficiente valor para superar estas consideraciones. Esto le ayudará a manejar cualquier objeción inicial.
Obtener buy-in debe suceder con mucha antelación a cuando usted planea comprar el software. Este proceso lleva tiempo. Necesitas hablar con personas fuera de tu departamento y a menudo fuera de tu empresa para asegurarte de entender el panorama de lo que ya está sucediendo, lo que es posible y lo que se va a necesitar para ejecutar un nuevo software.
Lección #2: Entienda que va a necesitar ayuda.
Usted puede ser el comprador de software más experimentado en el mundo, pero no puede hacer todo solo. En mi experiencia, la mejor ayuda que puede obtener para comprar e implementar software es el equipo cuya experiencia es el software: su equipo de TI.
Enbucle en el principio de su proceso, ver lo que ya están haciendo para resolver el desafío que ha identificado y pedir al menos un campeón para la retroalimentación. Dependiendo de su empresa, es posible que también necesite realizar un bucle en Seguridad, Legal y Finanzas para que puedan agregar su experiencia y resaltar cualquier punto ciego que pueda tener.
También necesitarás dos personas clave: alguien que sirva como gerente de proyecto y alguien que tenga experiencia en el tipo de software que estás considerando comprar (que podría ser tú con suficiente investigación).
Es importante recordar que no puedes tomar decisiones solitarias sobre el software y esperar que todo el mundo lo ame y lo use.Es posible que pienses lo que es mejor para el equipo, pero realmente necesitas comentarios, y necesitas obtenerlo antes de sumergirte demasiado profundo.
Usted no tiene que tomar la opinión de todos como un requisito, pero usted debe tener en cuenta cualquier cosa mencionada por varias personas y capturar estos comentarios. Cuanto más documentes y compartas cómo estás tomando tus decisiones en el camino, menos retroceso te enfrentarás cuando estés listo para comenzar a finalizar el trato.
Puede tomar algún tiempo adicional por adelantado para escribir todo y compartirlo, pero este proceso le ahorrará mucho tiempo al final.
Lección #3 Ser vulnerable y empático.
El cambio es difícil para todos. Incluso aquellos que están más entusiasmados con el uso de nuevo software pueden sentirse abrumados por la perspectiva de cambiar a lo que están acostumbrados. Es importante ser transparente y empático con el equipo de su proyecto, compañeros de trabajo y la organización en general.
Por ejemplo, si los miembros de su equipo generalmente aman el proceso y la organización, reconozca que un proyecto va a ser difícil porque habrá muchas cosas que comenzarán desorganizadas o desconocidas. Un método probado y verdadero para trabajar a través de esto como un equipo es compartir sus emociones abiertamente y luego decidir colectivamente seguir adelante.
Alentar a tus compañeros de equipo a compartir sus preocupaciones puede ayudar a definir aún más la dirección de tu proyecto y construir una sensación de camaradería que será útil cuando las cosas se ponen difíciles.
Independientemente del equipo en el que te soportes, quién será tu base de usuarios o cuántas demostraciones de proveedores hayas visto antes, estos consejos deberían empezar por el camino correcto. Comprar software no es fácil, pero si se hace bien, puede aportar mucho valor, conectarte con tus colegas y ayudarte a descubrir el arte de la gestión del cambio.
