Excel: el software que literalmente todo el mundo sabe totalmente cómo utilizar … de acuerdo con sus currículums.
Excel es, ante todo, un software de negocios. Pero, es difícil fijar lo que eso realmente significa. ¿Cómo se usa Excel en los negocios? ¿Existe una lista definitiva y específica de tareas y procesos para los que se utiliza?
La variedad de las aplicaciones potenciales del software es tan amplia que sólo puede haber un puñado de empresas que lo utilizan exactamente de la misma manera. Aún así, hay algunos usos populares de Excel que pueden satisfacer las necesidades de la mayoría de las empresas que necesitan la plataforma.
En este artículo, analizaré algunas de esas aplicaciones y daré una visión general de alto nivel de cómo crear un modelo de negocio en Excel.
¿Para qué se utiliza Excel en los negocios?
Excel es una de las aplicaciones empresariales más destacadas y versátiles disponibles. Es un elemento básico en las operaciones comerciales de la mayoría de las empresas, por lo que es difícil inmovilizar cualquier tipo de formas definitivamente universales en las que las organizaciones lo usan. El software puede ayudar con la entrada y almacenamiento de datos, contabilidad, análisis y previsión de datos, compilación de listas de comprobación y varias otras responsabilidades y tareas administrativas y relacionadas con el negocio.
Cómo usar Excel para negocios
1. Contabilidad
Prácticamente todos los profesionales de contabilidad utilizan Excel en cierta capacidad. En muchos sentidos, la contabilidad podría considerarse la función principal de toda la aplicación. Excel admite procesos como la creación de balances, la preparación de estados financieros y la configuración de presupuestos. También se puede utilizar para el seguimiento de gastos, la previsión y el cálculo de préstamos.
2. Seguimiento de inventario
El seguimiento de inventario es fundamental para el éxito de cualquier empresa que venda un producto físico. Aunque hay sistemas y aplicaciones específicamente diseñados y mejor equipados para manejar la gestión de inventario, Excel sigue siendo una opción confiable y asequible para facilitar el proceso.
La gestión de inventario en Excel requiere mucha supervisión manual y, a su vez, es más propensa a errores humanos que sus alternativas más caros. Por lo tanto, usar Excel para la administración de inventario suele ser una mejor opción para startups o empresas más pequeñas que aún están en proceso de despegar.
3. Compilación de listas de correo y contactos
El rango de aplicaciones de Excel se extiende mucho más allá de la contracción de números; también es una gran manera de almacenar y mantener registros de la información de contacto de los clientes potenciales y clientes. Tiene recursos para administrar y ordenar cantidades masivas de ese tipo de datos para diferentes tipos de proyectos, promociones o esfuerzos de divulgación.
Si estás interesado en llevar a cabo una campaña de correo electrónico masivo personalizada, puedes usar una función de Excel llamada Combinación de correspondencia para personalizar los correos electrónicos masivos para dirigir teadatos a contactos específicos que hayas enumerado en una hoja de cálculo.
4. Visualizaciones
Las visualizaciones de datos le permiten transmitir los resultados de cualquier análisis de datos que haya realizado de forma sucinta, accesible y convincente. Los inversores potenciales, la administración o los compañeros de trabajo tendrán más fácil comprender sus datos echando un vistazo a una gráfica de puntos o gráfico de barras de lo que lo harían vadeando a través de una hoja masiva de números.
Excel tiene varias opciones de visualización diferentes para hacer que las páginas límite incomprensibles de datos sin procesar sean visualmente atractivas y fáciles de entender.
Fuente
5. Gestión de recursos humanos
Excel es un recurso increíblemente útil para los gerentes de RRHH. HR es un campo de amplio alcance que cubre una amplia gama de responsabilidades eclécticas. Las personas detrás de un departamento de recursos humanos tienen mucho que mantenerse al tanto. Su día a día podría incluir todo, desde la adquisición de talento hasta la realización de capacitación y la coordinación de programas de beneficios de la empresa.
Con tanto que hacer un seguimiento, es esencial que los gerentes de RRHH permanezcan organizados. Excel puede hacer mucho para ayudar a ese proceso. Puede proporcionar un medio confiable para que los profesionales de RRHH organicen los horarios de trabajo de los empleados, mantengan un control sobre el tiempo de vacaciones y mucho más.
6. Listas de verificación y listas de tareas
Estas pueden ser las aplicaciones más simples y directas de Excel, pero eso no significa que no sean útiles o que valga la pena mencionar. Excel se puede usar para realizar un seguimiento del progreso de diferentes proyectos, enumerar y detallar acuerdos específicos, y mantener se adelantos a las tareas individuales que necesitan ser cubiertas día a día.
Fuente
7. Registros de tiempo
El seguimiento de las horas de los empleados es fundamental para mantener la responsabilidad en una empresa, tanto para la dirección como para los empleados. Excel puede ser una forma económica y confiable de garantizar que el proceso se lleve a cabo de manera consistente y adecuada. Es una excelente manera de mantener las hojas de horas. Microsoft incluso ofrece plantillas descargables específicamente dedicadas a ese propósito.
¿Cómo puede ayudar un CRM?
Un CRM puede producir datos valiosos en forma de hoja de cálculo. Se pueden integrar varios CRM con Excel, lo que ayuda a los vendedores a gestionar procesos como el seguimiento de contactos, la creación de tareas de calendario y la planificación de eventos empresariales con hojas de cálculo.
Las capacidades de automatización que muchos CRM ofrecen también quitan presión a los profesionales de ventas al reemplazar las tareas de Excel tradicionalmente manuales. Por ejemplo, el CRM de HubSpot puede transferir automáticamente cualquier información de listas de contactos estáticas a hojas de cálculo de Excel y viceversa. Lo mismo ocurre con la información sobre transacciones nuevas, actuales o anteriores.
Cómo crear un modelo de negocio en Excel
Excel es un gran recurso para construir un modelo aproximado de su negocio. Es una manera sólida de ayudarle a rastrear y comprender los aspectos técnicos y de nitty-gritty de su empresa, incluyendo la estructura legal de su negocio, fortalezas y debilidades competitivas, y plan de ingresos.
Crear un modelo de negocio presenta mucho que desempacar y dar sentido. Por suerte, Microsoft proporciona algunas plantillas útiles para hacer ese proceso un poco más fácil.
Puede encontrar plantillas para dar forma a su estructura de negocio.
Construcción de planes de ingresos detallados.
Comprender las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de su negocio.
Y más.
Excel tiene presencia en prácticamente todas las industrias, y por una buena razón. Es una de las aplicaciones empresariales dinámicas más aplicables universalmente disponibles. No importa lo que su negocio haga, cuántas personas emplea, y lo lejos que esté en su desarrollo, todavía probablemente tiene algo que ganar de algún uso inteligente de la aplicación.