Saltar al contenido
Ideas de negocios

12 Beneficios clave que los sistemas CRM proporcionan a un negocio

La nueva tecnología va y viene, rápido. Hoy en día, parece como si hay una nueva aplicación o widget cada semana prometiendo hacer que las empresas y sus representantes de ventas sean más productivos, eficientes y eficaces. Aunque algunas tecnologías han demostrado ser más útiles que otras, una pieza de tecnología de ventas que está aquí para quedarse es el software de gestión de relaciones con el cliente (CRM).

Un sistema CRM correctamente implementado es una herramienta inmensamente útil. Realiza un seguimiento y gestiona todas las interacciones y comunicaciones que sus representantes tienen con clientes potenciales y clientes. También ayuda a marcar oportunidades que podrían requerir cuidados o seguimiento adicionales (entre muchas otras cosas).

Obtén el CRM gratuito de HubSpot ahora

Obtén el software CRM gratuito de HubSpot aquí.

Cuando elige el CRM adecuado para su industria, tipo de negocio, representantes y clientes, es fácil cosechar los muchos beneficios de este software.

En esta guía, revisaremos los principales beneficios que puede aportar a su organización de ventas mediante la incorporación de un CRM.

Beneficios de CRM

  1. Mantenga una base de datos centralizada en toda su organización de ventas
  2. Gestionar todas las comunicaciones e interacciones con los clientes potenciales
  3. Automatizar la entrada de datos
  4. Se le recuerda que debe hacer un seguimiento con los prospectos
  5. Organizar datos de contacto
  6. Clientes de segmentos
  7. Crear informes de ventas
  8. Automatice la previsión de su rendimiento de ventas
  9. Amplíe sus procesos de ventas a lo largo del tiempo
  10. Asegurar que se facilite la comunicación del equipo
  11. Mantenga el mismo software a medida que su empresa crece
  12. Hacer eficientes las tareas administrativas

1. Mantenga una base de datos centralizada en toda su organización de ventas.

Los CRM permiten que toda su organización de ventas mantenga toda la información de los clientes potenciales, durante cualquier período de tiempo, en una base de datos central. Esto permite un acceso rápido entre equipos, así como la capacidad de administrar fácilmente toda la información a través de una ubicación compartida. Los CRM ayudan a los representantes a evitar pasar tiempo buscando archivos y registros para encontrar la información que necesitan sobre los posibles clientes para realizar un seguimiento y cerrar acuerdos.

2. Gestionar todas las comunicaciones e interacciones con los clientes potenciales.

Toda la comunicación, tanto interna (rep a rep) como externa (rep a prospecto), se puede administrar a través de un CRM. Esto permite a los representantes realizar un seguimiento de todas las partes del viaje del comprador, incluidas todas las interacciones, correo electrónico, llamadas telefónicas y mucho más.

Por ejemplo, su CRM ayudará a un representante a determinar si y cuándo necesita volver a ponerse en contacto con un cliente potencial específico. También ayudará a sus representantes a recordar si ya enviaron o no a un prospecto los recursos que solicitaron.

3. Automatice la entrada de datos.

Con un CRM, su equipo nunca tendrá que pasar tiempo registrando correos electrónicos, llamadas, reuniones e interacciones: toda esta información se recopilará y agregará automáticamente dentro del sistema.

Además, un CRM permite a los representantes actualizar todas las transacciones en la etapa en la que se encuentran: entonces, el sistema se encargará automáticamente del resto (por ejemplo, ponderación, suma, visualización), manteniendo este proceso lo más eficiente posible para todos los involucrados.

4. Se le recuerda que debe hacer un seguimiento de los prospectos.

Un CRM realiza un seguimiento de toda la actividad de sus clientes potenciales, lo que ayuda a sus representantes a saber cuándo necesitan realizar un seguimiento con clientes potenciales específicos. Cuando se les recuerda a los representantes acerca de seguimientos específicos, pueden programar su contacto en un momento en el que su apoyo es más útil para un cliente potencial. De esta manera, los representantes aumentan las posibilidades de que conviertan más de estos clientes potenciales en clientes.

5. Organizar los datos de contacto.

Los CRM permiten a su equipo realizar fácilmente un seguimiento de cada contacto (y sus datos relacionados), independientemente de la etapa de viaje de su comprador. De hecho, los representantes podrán ver si un contacto visitó el sitio web de su empresa, descargó contenido del sitio o habló con otro miembro de su equipo de ventas ya.

Además, los representantes pueden registrar notas de sus llamadas o interacciones por correo electrónico con sus contactos y clientes potenciales. ¿La mejor parte? Toda esta información siempre se puede buscar en el CRM.

6. Segmente a sus clientes.

¿Usted o sus representantes alguna vez han querido crear una lista de contactos a los que comunicarse en función de criterios específicos? Los CRM le permiten ordenar los contactos por datos que ha recopilado sobre ellos a lo largo del tiempo.

Por ejemplo, un representante puede filtrar por ubicación, tamaño de empresa o etapa de la oferta. De esta manera, los miembros de tu equipo siempre mantendrán una idea clara de cómo posicionar el alcance para cada segmento, aumentando la probabilidad de conversión.

7. Crear informes de ventas.

Los CRM permiten a su equipo recopilar y organizar datos sobre clientes potenciales y ofertas mediante funciones de informes, como paneles de ventas e informes. Esto permite a los representantes automatizar y administrar mejor sus canalizaciones, ofertas y contactos. También pueden evaluar su desempeño personal y realizar un seguimiento de sus objetivos y el trabajo necesario para alcanzar sus cuotas.

Los gerentes de ventas pueden usar estos informes de ventas para ver cómo su equipo está rastreando hacia el logro de cuotas y revisar el número de transacciones cerradas. Los VP y otros líderes de la organización también pueden supervisar la cantidad de ingresos que se han generado.

8. Automatice la previsión de su rendimiento de ventas.

La clave para cualquier organización de ventas exitosa es la capacidad de planificar estratégicamente y tomar decisiones informadas. Con los informes de CRM que acabo de mencionar, puede extraer métricas clave como los ingresos recurrentes mensuales (MRR) y el crecimiento interanual (YOY) que facilitan a los líderes de ventas identificar tendencias y desarrollar previsiones relacionadas con el rendimiento.

Además, los CRM permiten a los representantes y gerentes de ventas ver qué actividades y fuentes son los generadores de clientes potenciales más rentables para los representantes. Estos datos ayudan a los líderes de equipo a crear proyecciones de ventas para los próximos meses y ajustar las estimaciones de tuberías según sea necesario.

9. Escale sus procesos de ventas a lo largo del tiempo.

Como se mencionó, un CRM proporcionará a su equipo de ventas un lugar donde pueda realizar un seguimiento de los clientes potenciales, clientes potenciales y clientes durante cualquier período de tiempo. Los CRM también le permiten revisar actividades específicas como correos electrónicos, llamadas y reuniones reservadas.

A continuación, los gerentes de ventas pueden usar estos datos para identificar patrones y ver qué procesos de ventas funcionan para su equipo y cuáles podrían mejorarse, que es la forma en que su equipo de ventas puede usar la información almacenada en el CRM para escalar sus procesos a medida que su negocio crece.

10. Asegúrese de que se facilite la comunicación del equipo.

Asegúrese de que se facilite una comunicación eficaz del equipo en toda su organización de ventas y entre representantes con la ayuda del CRM. Esta comunicación es fundamental para mantener una imagen de marca específica entre todos los representantes que interactúan con los clientes potenciales, así como para garantizar que los representantes aprendan unos de otros y trabajen juntos para alcanzar la cuota.

Con un CRM, su equipo puede hacerlo etiquetando a los representantes y administradores de los miembros en las ofertas específicas a las que desean incorporarlos. Los líderes de ventas y los representantes también pueden utilizar el sistema para reasignar clientes potenciales específicos con el clic de un botón. Por último, los representantes no necesitan salir del sistema para escribir y enviar correos electrónicos a los miembros del equipo para tener estas discusiones, en su lugar, toda la comunicación se puede facilitar fácilmente desde el CRM.

11. Mantenga el mismo software que su empresa crece.

A medida que su empresa crece, un CRM crecerá con usted, esa es la belleza de este tipo de software. Ya sea rastreando más clientes potenciales, organizando más información de contacto o registrando un mayor número de interacciones con clientes potenciales, los CRM están diseñados para crecer junto con su negocio.

Y esto no solo es cierto para su organización de ventas, sino que su CRM también puede ayudar a otros equipos de su organización a medida que crece. Algunos ejemplos son el servicio al cliente y el marketing: estos equipos pueden extraer de la información de sus clientes potenciales para ponerse en contacto con ellos, personalizar el contenido para ellos, adaptar las CTA y los detalles del producto a sus necesidades, y mucho más.

12. Hacer eficientes las tareas administrativas.

Todas las tareas administrativas, como la entrada manual de datos, la búsqueda de cadenas de correo electrónico, el registro de conversaciones y el almacenamiento de información de contacto, se simplificarán con la implementación de un CRM.

De hecho, un CRM automatiza muchas de estas tareas para que los representantes puedan dedicar su tiempo y recursos a tareas más impactantes. Aunque las tareas administrativas podrían no afectar directamente a los ingresos, afectan a los horarios de los miembros de su organización de ventas y cuánto tiempo dedican a trabajar en esas tareas frente a clientes potenciales y prospectos.

Y en caso de que su organización de ventas necesite convencer más para adoptar un CRM, aquí hay cinco estadísticas más que demuestran aún más su valor:

Crecer mejor con el software CRM

El uso de un sistema CRM aumentará la productividad entre los representantes, mantendrá toda la información relativa a los clientes potenciales en una ubicación central, ayudará a su equipo a cerrar más acuerdos y fomentará relaciones comerciales importantes.

Comience a pensar en cómo puede mejorar la percepción del software CRM entre sus representantes e implemente un sistema que le ayude a aumentar las conversiones e impactar positivamente en sus resultados.

Nota del editor: Este post fue publicado originalmente en marzo de 2016 y se ha actualizado para integralidad.